De procedure voor scholen met leerlingplafond bestaat uit 5 stappen.
Stap 1: aannemen papieren aanmeldformulier
Ouders hebben twee vooraf vastgestelde weken om hun formulier in te leveren op hun school van eerste voorkeur. Bij het aannemen van de formulieren controleren de scholen het identiteitsbewijs van het kind.
Stap 2: verwerken aanmeldformulier in de aanmeldapplicatie
Alle aanmeldformulieren worden in gevoerd in OnderwijsTransparant. Het invoeren van de aanmeldformulieren kan tijdens de aanmeldperiode of de eerste dag na de aanmeldperiode.
Eventuele MDO's voor kinderen met extra ondersteuning vinden plaats voor de schoolloting.
Stap 3: schoolloting en/of besluiten nemen
Afhankelijk van het aantal aanmeldingen, zal een schoolloting uitgevoerd moeten worden. Als de school meer aanmeldingen ontvangt, dan er beschikbare plekken zijn, zal de school een schoolloting moeten uitvoeren. Deze schoolloting wordt uitgevoerd onderleiding van een notaris óf met een MR-oudergeledinglid dat vastgelegd wordt op beeldmateriaal.
Stap 4: plaatsingsaanbod versturen
Alle scholen versturen een plaatsingsaanbod op dezelfde dag, ongeacht of de school een schoolloting heeft moeten uitvoeren. Het versturen van het plaatsingsaanbod kan pas na dat de bovenschoolse centrale loting heeft plaatsgevonden, omdat de kinderen die uitgeloot zijn bij de schoolloting nog een plek moeten krijgen. De dag van het versturen van het plaatsingsaanbod is voor elke periode van te voren vastgesteld.
Stap 5: reactie op plaatsingsaanbod verwerken = inschrijving of terugtrekking
Ouders hebben 4 weken om te reageren op het plaatsingsaanbod. Pas als de ouders hebben gereageeerd en zich hebben ingeschreven op school is hun plek definitief.
Ouders kunnen zich ook terugtrekken, bijvoorbeeld bij verhuizing of als ze toch kiezen voor een school zonder leerlingplafond.
Let op: ouders kunnen alleen deelnemen aan de extra lotingsronde (VOVP) als ze ingeschreven staan op de school waarvan ze het plaatsingsaanbod hebben ontvangen.